数字化记录信息归档管理制度

发布时间: 2022-09-19 14:29:20

为保证我局行政执法过程中记录信息的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，将记录信息数据化，做好数字化信息档案的维护、完整和安全，特制定本制度。

一、单位设立管理专员，切实做好信息档案的收集、分类、整理、立卷、归档、录入工作，保证信息档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使信息档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

二、凡是在行政执法过程中形成文件资料，全部通过录入、扫描等手段数字化，确保记录信息文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本单位行政执法活动相关的资料都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、档案管理员要行政执法相关文件资料专门建档。保证档案的齐全、完整，能反映执法检查的主要情况，以便于保管和利用。

四、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入盒上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放，建立数据索引。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

五、单位职工因工作需要查阅档案资料，须报请分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本单位分管领导批准后，方可查阅；所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

六、对于本单位机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

宝鸡市教育局

2021年3月30日