执法案卷管理制度

发布时间: 2022-09-19 14:31:03

第一条 为加强行政执法案卷管理，进一步规范行政行为，提高行政执法的工作质量和水平，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，结合我局实际制定本制度。

第二条 本制度适用于我局行政执法监督检查、行政处罚等行政执法案卷的制作。办公室负责执法案卷管理工作，并明确一名负责人主管此项工作，负责日常的案卷管理。

第三条 行政执法文书的内容必须符合有关法律、法规和规章的规定，统一格式、做到内容完整、表述清楚、用语规范，执法台账和法律文书的制作必须符合法律规定，主旨鲜明，材料客观，全面且能够证明违法行为的具体情形。执法台账、笔录类文书必须客观真实地反映执法活动的情况;做到文字清晰纸面干净，标点符号正确，按规定签属姓名、意见及时间，不得随意取舍、修改。

第四条 行政执法案件结案后，必须对案件卷宗进行整理归档。任何人都不得据为己有或者拒绝归档。

第五条 行政执法案件实行一卷一号，一案一卷制度。

第六条 行政执法文书应当按照规定的格式和要求印制。文书应当使用蓝黑色或黑色笔填写，做到字迹清楚、文面整洁。印制统一采用A4纸。

第七条 卷宗包装包括封面、卷内文件目录、案卷文书、备考表。

第八条 卷宗设定的栏目，应当逐项填写，不得遗漏和随意修改。无需填写的，应当用斜线划去。卷宗中除编号和价格、数量等必须使用阿拉伯数字的外，应当使用汉字。

第九条 卷宗应当使用公文语体，语言规范、简练、严谨、平实。应当正确使用标点符号，避免产生歧义

第十条 卷宗整理人员应当对拟归档的案卷进行最后复查，及时补充未入卷的处罚文书或材料，纠正相关负责人和办案人员的遗漏签字，处理相关的证据材料，保证案卷的客观、全面和规范。

第十一条 案卷文书的排列顺序应当按照规定装订。 装订案卷的顺序如下：

1、拆除金属物。在案卷装订之前，要将金属物全部拆除干净，拆除时注意不要损坏文件。

2、修补裱糊。对破损、不合规格的文件要进行修补和裱糊。对无装订位置、装订线上有字迹而不便装订的文件材料，应用无字的白纸条粘贴加边；对卷内常出现的小签条、便条等，可粘贴在A4的白纸上；对破损的文件材料应进行一定的修裱工作。

3、复印。对用非钢笔（或水笔）书写或经复写的材料，需另复印一份存档。其中原件在前，复印件在后。

4、取齐装订。装订以A4纸为标准，左侧3孔线装。封面、卷内文件目录、备考表、封底以A4纸为标准。使用棉线装订。处罚案卷中的文字资料小于A4纸的，以左下角对齐装订，大于A4纸的，折叠成可左侧装订的尺寸进行装订。

第十二条 案卷装订要整齐、牢固、不影响阅读。装订时，全卷文件要折叠取齐，而后采用“三孔一线”的方法装订。案卷的装订统一使用腊线，结头打在文件的底部卷皮上，要不压住字迹，不倒页、掉页，不损坏文件。

执法案卷要使用局统一的卷皮、卷目组卷。书写工具一律采用钢笔或签字笔，字迹工整、清晰。卷内材料应依次用阿拉伯数字在每页的右上角(背面有字的在左上角)编写页号。执法案卷封皮应按规定逐项填写清楚，按规定格式逐件填写卷内目标。对文字材料的标准，不得随意更改或简化。没有标题的，应补拟能确切反映卷内文件内容的标题。

第十三条 案件承办人员在行政执法案件结案后30日内，应当及时按照要求将案卷整理、装订完成，交单位审查。案件承办人员要对准备归档的案卷进行审查。主要检查卷宗整理的规范性，例如用纸大小是否正确，装订是否整齐，卷面是否整洁，目录等填写内容是否正确。

第十四条 通过审查符合要求的，由档案管理人员编号归档。案件承办人员应当在每季度末将整理装订好的案卷交单位编号、归档。处罚卷宗按年度顺序归档。 入档卷宗要登记造册，主要记录卷宗号、被处罚单位、处罚事由、案件承办人等内容。

案卷归档后，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷内容。

第十五条 查借阅已归档案卷必须出具相关证件。外单位及个人查借阅案卷应当开具介绍信，并加盖公章，注明阅档人姓名、阅档原因及所阅案卷行政相对人，阅档人提供身份证原件及复印件。委托他人办理的，受委托人需持委托人委托书及本人身份证原件及复印件。本局工作人员查借阅案卷，必须持本人工作证。

查借阅案卷档案一般限在档案阅览室。案卷原件不得借出给外单位或者个人。如有特殊情况需要借出时，须经档案管理单位主要领导批准，履行登记手续后方可借出。借出档案应于一周内归还，不能按期归还者应向档案办公室说明原因。借阅档案不准再转借。

决定类执法文书经审批后复制给外单位或者个人，其余案卷材料不得查阅、复制、拍照等。

阅档人应严格遵守保密制度，保证档案的安全,不得向他人泄露档案内容。

第十六条  经档案单位同意复制的档案资料，经校对、盖章以后生效。

第十七条 行政处罚卷宗实行集中管理。专人负责行政处罚的案卷保管工作，指定专门行政处罚卷宗管理人员。

第十八条 行政处罚卷宗查阅实行备案制。卷宗一旦入档，未经批准不得查阅。需要查阅的，须经分管领导批准，并登记备。

第十九条 简易程序案卷保存五年;一般程序的案卷保存十五年;重大复杂的行政执法案卷保存二十年。

第二十条 本制度自印发之日起施行。

宝鸡市教育局

2021年3月9日